Muchas Pymes deciden participar en una exposición, considerándola un medio ideal para llegar en forma directa a su cliente. Para ello deben contratar a una empresa o profesional que diseñe y realice su stand, el que va a ser “su oficina” o “la cara de la empresa” en esa muestra. Pero antes de decidir quien se va a ocupar de la tarea hay una cantidad de aspectos que debe tener en cuenta, y que puede consultar con diversos proveedores. Los más importantes son las siguientes:
¿En qué exposición conviene participar?
Para definir este aspecto hay que informarse sobre quién es convocado para asistir a cada una (hay muestras que son solo para profesionales del sector, otras abiertas al público en general, y algunas son mixtas, dado que reservan unos días para profesionales y luego habilitan el ingreso irrestricto), que otras empresas participarán, que tipo de actividades paralelas se ofrecen, etc. En base a ésta información, la Pyme debe definir a qué tipo de cliente quiere llegar para alcanzar sus objetivos de negocios.
¿Qué desea transmitir con ese espacio?
Antes de pedir un presupuesto a los distintos proveedores, la empresa debe definir previamente qué imagen desea comunicar a los visitantes, si va a utilizar un stand pre-diseñado o standard o prefiere uno planteado especialmente para ella, qué expectativas proyecta cumplir, y qué presupuesto puede asignar al evento. En este punto es importante tener en cuenta que el presupuesto no debe cubrir solo el lote y realización del stand, sino también los insumos de trabajo (alquiler de equipos que sean necesarios, impresión de folletería y carpetas, obsequios que se entreguen a los visitantes y más), honorarios del personal para atenderlo (promotoras, vendedores). Un correcto equilibrio de estos gastos, lleva a una buena propuesta y haciendo un buen trabajo todo esto se transforma rápidamente a una inversión.
¿Cuál es el costo de stand?
Este es un aspecto difícil de estimar, dado que los stands no deben cotizarse por m2. Antes de indicar un precio, quien va a realizarlo debe considerar factores como dónde queda la exposición, cuánto durará el evento, qué tipo de productos o servicios se van a exponer, cuál es el equipamiento necesario para ello, si hay que realizar un diseño exclusivo o se trata de un simple stand sistematizado, la complejidad de armado y desarmado, la cantidad de personal que va a estar allí trabajando y muchos otros aspectos. No hay que dejar de lado además que, como en cualquier otro rubro existen muchas empresas proveedoras con un abanico muy amplio de precios que varía según el profesionalismo y servicio que ofrece.
¿La empresa adquiere el stand, y puede utilizarlo luego en otros eventos?
Salvo que desde el comienzo se estipule lo contrario, en general los stands se alquilan. Por ese motivo las piezas a veces se reciclan o se desechan, preservando ciertos elementos técnicos como iluminación, leds, etc. Hay stands que son diseñados especialmente para volver a armarse en varios eventos pero eso implica trasladarlos hacia y desde la exposición, almacenarlos una vez desarmados hasta que sea necesario volver a utilizarlos, mantenerlos de manera adecuada, etc.
Cómo explicar lo que desea
Es importante tener en claro adónde apunta la empresa con su participación en el evento. ¿Desea exhibir sus productos? ¿Tener presencia? ¿Hacer un lanzamiento? ¿Vender? Con estos datos se puede definir una cantidad de necesidades: exhibidores, depósito, mostradores, áreas de atención, etc. Un error muy común a la hora de armar un stand es incluir más elementos de los que se necesitan, algo que ocurre porque el cliente muchas veces no tiene en consideración o no sabe «cómo pedir» lo que su empresa necesita para exponer sus productos o servicios.
¿Con cuánta anticipación debe solicitar el armado?
Cuando la empresa reserva el espacio ya puede acceder a los manuales del expositor. Estos tienen toda la información necesaria para quienes van a diseñar y construir el stand e incluyen las especificaciones tecnicas pertinentes en cuanto a materiales, red electrica, aspectos de seguridad, etc. También aclaran cuanto tiempo habrá para el armado y desarme. Según el rubro hay exposiciones que se realizan de manera semestral (por ejemplo las de indumentaria o las de regalos) mientras que otras se organizan una vez por año, o incluso bienal (una cada 2 años). Aún así, lo ideal es consultar a quien va a realizar el stand desde el primer momento, ya que aunar el diseño, la estética y la funcionalidad del espacio con los objetivos comerciales de la empresa requiere de tiempo. En la actualidad se manejan tiempos de entre 4 y 3 meses previos a la exposición.
Una vez que se encargó el stand, ¿se pueden pedir cambios?
En general esto depende de la envergadura del cambio solicitado (si es un detalle o se trata de rehacer una parte importante), del costo que implique, del tiempo que demande realizar la modificación, y de cuanto tiempo haya para realizarlo antes de que se efectúe la muestra pero la buena voluntad y predisposición debe existir siempre.
¿La Pyme debe supervisar la construcción y armado del stand?
Cuando uno contrata profesionales básicamente lo hace para sacarse problemas de encima. Cualquier estudio con experiencia no necesita de la supervisión del cliente. La idea es despejar todas las dudas y aprobar todos los aspectos que hacen a la construcción previamente, luego, el cliente debe llegar mientras se últiman los detalles para quedarse tranaquilo y dar el visto bueno. Lo importante siempre es que se haya construido lo que se estipuló en los readers y planos finales.
¿Cómo se puede atraer la atención del público?
Cada caso es diferente y depende de la exposición, el tipo de público, lo que se exhiba, etc. Como señalamos al comienzo, el stand es una extensión de la oficina/empresa/marca por lo que la arquitectura de ese espacio debe ser acorde a la imagen corporativa. Luego, existen infinitas opciones para atraer visitantes. Una de ellas y cada vez más importante es la tecnología aplicada al espacio a través de juegos interactivos, hologramas, pantallas touch, video wall, proyecciones inmersivas y realidad aumentada. Cada caso es particular y depende del fin comercial o institucional del stand pero seguro que hay que enriquecer la visita de los clientes, proveedores y prospects invitándolos a vivir cada vez más y mejores experiencias.
